Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026

SpeechCloud levert een AI-assistent die voor bedrijven de telefoon en WhatsApp aanneemt: bestellingen opnemen, afspraken inplannen, vragen beantwoorden en doorverbinden naar een medewerker. In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij daarbij verwerken, waarvoor, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie wij zijn en onze rol

SpeechCloud is een handelsnaam van ABQ Marketing, Borgerstraat 244 A, Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64247023. U bereikt ons via info@speechcloud.nl.

Wij hebben twee rollen:

  • Verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen website, het contactformulier en de terugbelgesprekken die u via onze website aanvraagt. Wij bepalen dan zelf waarvoor en hoe wij uw gegevens gebruiken.
  • Verwerker wanneer u belt of appt met een bedrijf dat SpeechCloud gebruikt, bijvoorbeeld een restaurant. Dat bedrijf is dan verantwoordelijk voor uw gegevens en wij verwerken ze alleen in zijn opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Aan het begin van elk gesprek melden wij dat u met een AI-assistent spreekt. Wilt u een medewerker spreken, dan kan de assistent u doorverbinden.

2. Welke gegevens wij verwerken

Als u belt of appt met een bedrijf dat SpeechCloud gebruikt verwerken wij, namens dat bedrijf:

  • uw telefoonnummer en het tijdstip van het gesprek;
  • een opname en een uitgeschreven versie (transcript) van het gesprek;
  • wat u in het gesprek doorgeeft, zoals uw bestelling, naam, adres, gewenste tijd en betaalwijze;
  • een klantprofiel met uw naam, adres en telefoonnummer, zodat de assistent u bij een volgend gesprek herkent. Dit profiel ontstaat uit eerdere bestellingen of uit het klantenbestand van het bedrijf zelf;
  • WhatsApp-berichten die u naar het bedrijf stuurt of van ons ontvangt, zoals een orderbevestiging, en de bezorgstatus die WhatsApp terugmeldt (verstuurd, afgeleverd of mislukt).

Koppelt een bedrijf zijn eigen WhatsApp Business-nummer aan SpeechCloud, dan ontvangen wij van Meta de bedrijfsnaam, het telefoonnummer en de kenmerken van dat WhatsApp-account.

Als u onze website bezoekt of contact met ons opneemt verwerken wij:

  • gegevens over uw bezoek aan de website, via Google Analytics, alleen als u daar in de cookiemelding toestemming voor geeft. Daarnaast meet onze hostingpartij bezoek en laadtijden zonder cookies;
  • wat u in het contactformulier invult: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bedrijfsnaam, aantal vestigingen, kassasysteem en uw bericht;
  • bij een terugbelverzoek: uw telefoonnummer, het gesprek dat volgt en, als u in dat gesprek een afspraak met ons maakt, uw naam en nummer in onze agenda.

3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

  • Om uw gesprek af te handelen: uw bestelling, afspraak of vraag doorgeven aan het bedrijf dat u belt, bijvoorbeeld als bestelbon via WhatsApp of via hun bestelsysteem, en u een bevestiging sturen.
  • Om u bij een volgend gesprek te herkennen, zodat u uw adres niet opnieuw hoeft door te geven.
  • Zodat het bedrijf gesprekken kan terugluisteren en teruglezen, en om fouten in de assistent op te sporen en te verbeteren.
  • Om uw contactaanvraag of terugbelverzoek te beantwoorden en, als u klant wordt, voor onze samenwerking.
  • Om misbruik van het terugbelformulier te voorkomen, bijvoorbeeld iemand die het nummer van een ander laat bellen.
  • Om onze website te verbeteren, alleen met uw toestemming.

Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame.

4. Met wie wij uw gegevens delen

Uw bestelling of verzoek gaat naar het bedrijf dat u belt of appt. Verder schakelen wij dienstverleners in die gegevens namens ons verwerken. Zij krijgen alleen wat nodig is voor hun taak en wij maken met hen afspraken over beveiliging en geheimhouding. Het gaat om deze soorten dienstverleners:

  • telefonie en berichtendiensten (telefoongesprekken en WhatsApp);
  • spraakherkenning, taalmodellen en spraaksynthese, die het gesprek verstaan, een antwoord bepalen en uitspreken;
  • hosting, servers, opslag en databases;
  • e-mail, agenda en interne meldingen voor ons team;
  • websitestatistieken en bescherming tegen misbruik.

Een actuele lijst met de namen van deze dienstverleners sturen wij u op verzoek toe. Mail daarvoor naar info@speechcloud.nl.

Wij geven gegevens daarnaast alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld bij een vordering van politie of justitie.

5. Gegevens buiten de Europese Unie

Een deel van onze dienstverleners is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, vooral in de Verenigde Staten. Gegevens gaan daar alleen heen met de waarborgen die de AVG vraagt, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

  • Opnames en transcripten van gesprekken: 30 dagen. Binnen die periode kan het bedrijf ze terugluisteren; daarna worden ze automatisch verwijderd.
  • Klantprofielen: zolang het bedrijf dat u belt klant van ons is. Stopt het bedrijf met SpeechCloud, dan verwijderen wij de profielen. Wilt u eerder uit het bestand, laat het ons of het bedrijf weten.
  • Contactaanvragen: zolang nodig om uw vraag af te handelen en, als u klant wordt, zolang onze samenwerking duurt.
  • Bewijs van een terugbelverzoek: wij bewaren geen leesbaar telefoonnummer, maar een onleesbare afgeleide (hash) ervan met het tijdstip van uw verzoek. Wij houden er nooit meer dan de laatste 10.000 bij.
  • Gegevens van een gekoppeld WhatsApp Business-account: tot het bedrijf het nummer ontkoppelt of stopt met SpeechCloud.

Moeten wij gegevens langer bewaren omdat de wet dat vraagt, bijvoorbeeld voor de belastingdienst, dan doen wij dat alleen voor dat doel.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegd gebruik. Verbindingen zijn versleuteld, toegang tot gegevens is beperkt tot de mensen die die toegang nodig hebben, en elk bedrijf ziet in ons beheerportaal alleen de gegevens van zijn eigen gesprekken.

8. Op welke grond wij gegevens verwerken

  • Uitvoering van een overeenkomst: uw bestelling of afspraak afhandelen, en onze samenwerking als u klant wordt.
  • Gerechtvaardigd belang: uw contactaanvraag beantwoorden, misbruik van het terugbelformulier voorkomen, de kwaliteit van de assistent bewaken en u bij een volgend gesprek herkennen.
  • Toestemming: websitestatistieken via Google Analytics, en het terugbelgesprek dat u zelf via de website aanvraagt. U kunt uw toestemming altijd intrekken.
  • Wettelijke verplichting: als de wet ons verplicht gegevens te bewaren of te verstrekken.

Voor gesprekken met een bedrijf dat SpeechCloud gebruikt, bepaalt dat bedrijf op welke grond het uw gegevens verwerkt.

9. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken en om uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@speechcloud.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen te bevestigen dat het om uw telefoonnummer of e-mailadres gaat. Gaat het om een gesprek met een bedrijf dat SpeechCloud gebruikt, dan handelen wij uw verzoek af in overleg met dat bedrijf.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Uw gegevens laten verwijderen

Wilt u dat wij uw gegevens verwijderen, bijvoorbeeld uw klantprofiel, een gespreksopname of uw WhatsApp-berichten? Mail naar info@speechcloud.nl met het onderwerp “Verwijderverzoek” en het telefoonnummer of e-mailadres waar het om gaat. Wij bevestigen uw verzoek en verwijderen de gegevens binnen een maand. Moeten wij iets bewaren omdat de wet dat vraagt, dan laten wij u weten wat en waarom.

11. Cookies

Onze website plaatst alleen cookies van Google Analytics, en alleen nadat u in de cookiemelding op “Akkoord” klikt. Deze cookies blijven maximaal twee jaar bewaard. Weigert u, dan laden wij Google Analytics niet. U kunt uw keuze altijd wijzigen via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina.

Uw keuze in de cookiemelding en uw voorkeur voor een licht of donker thema bewaren wij alleen in uw eigen browser. Die gegevens komen niet bij ons terecht.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

13. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact met ons op:

SpeechCloud (ABQ Marketing)
Borgerstraat 244 A, Amsterdam
KvK 64247023
info@speechcloud.nl